Congres organiseren

Met welk gevoel gaan je gasten huiswaarts? Dat klinkt gek als eerste vraag voor een congres, maar het is wel de key question. Ken je de regels van presenteren? Van je geloofwaardigheid in je presentatie komt slechts 7% vanuit de inhoud. 40% gaat over hoe je het vertelt en de overig 53%? Die gaat om je uitstraling. Dus gaat het om de inhoud bij een congres? Natuurlijk, maar als je kijkt naar The Next Web, dan straalt alles vernieuwing, innovatie en entertainment uit. Is dit omdat de eigenaar dat leuk vindt? Nee, het is wie ze zijn, het eigen dna van de organisatie zit in het congres, de congreslocatie en is key bij de congresorganisatie. Dus het belangrijkste? Laat je congres uitstralen wie je wilt zijn.

Type organisatie en haar doel

Het doel van een congres van vrijwilligersorganisatie is heel anders. Je wilt zien dat het geld goed terecht komt (en niet op gaat aan dit evenement). Je congreslocatie is dan mooi, maar niet te exclusief. De congreszaal is ingericht met de noodzakelijke zaken als techniek, een podium en stoelen, maar niet over de top.

Persoonlijk zouden we voor een IT organisatie niet snel denken aan een congreszaal in een hotel of bijvoorbeeld de Rode Hoed of Nieuwe Liefde. Een IT organisatie of mediabureau wil vooruitstrevend en vernieuwend zijn. Dan denk je aan een festivalterrein als ‘Thuishaven’ of centraal in het land ‘De Fabrique’. Zijn de Rode Hoed en de Nieuwe Liefde dan niet geschikt, absoluut wel, maar voor andere type organisaties.

Tja en nu denk je natuurlijk, wat een hokjesdenkers bij De Artiesten. Alsof de gemeente Amsterdam niet een keer op een bijzondere congreslocatie kan vergaderen, natuurlijk wel! Maar ook de gemeente Amsterdam denkt net als wij na over het gevoel dat een exclusieve locatie bij de omgeving oproept!

Congres organiseren

Weet jij wat er allemaal komt kijken bij het organiseren van een goed congres?
– Hoe gaat het uitnodigingstraject?
– Hoe ontvang je je gasten?
– Gaan we allemaal zitten in theateropstelling of gunnen we onze gasten een tafeltje om aan te werken?
– Wie zijn de sprekers en hoe ziet het podium eruit?
– Gaan we meerdere sprekers boeken?
– En wat dacht je van je internationale gasten?

Het draait dus om meer dan alleen een locatie, de catering en de techniek. Weet je niet waar je moet beginnen? Bel ons, we staan zo bij je op de stoep en beginnen bij het einde, namelijk met welk gevoel je je gasten naar huis wil laten gaan.

En nog even over je sprekers

Ken je dat zo’n spreker die je gasten in anderhalf uur in slaap praat? Zo, want die is erg! Tackel het van te voren en maak duidelijke afspraken. Check referenties van sprekers, want ze maken je congres, maar breken het ook. Helaas zijn er veel voorbeelden van sprekers die wel veel kennis hebben, maar niet de macht om het op een congreszaal over te brengen. Even belangrijk een goede dagvoorzitter! Hij houdt je sprekers in toom en zorgt dat alles op rolletjes loopt.