Conferentie
Gokje? Je hebt zojuist bedacht, of de opdracht gekregen, om een conferentie te organiseren. En waar ben je begonnen, waarschijnlijk op Google. Voor het gemak gaan we ervan uit dat je weet wat het doel is van het congres. Aan de hand van jouw doel kunnen we een aantal zaken op een rij gaan zetten.
Conferentie organiseren
Begin met het einde voor ogen. Bepaal de onderwerpen die je aan bod wilt laten komen? Kijk daarna op welke wijze ze bijdragen aan je doel. Hebben ze geen bijdrage? Schrap het onderwerp! Nu je de onderwerpen hebt, maak je een eerste tijdschema met onderwerpen. Waarom? Het geeft je overzicht! Hiermee kan je bepalen wat je nodig hebt gedurende de dag.
Stap voor stap kan je je tijdschema invullen:
– Wat voor soort sprekers wil je?
– Welke spreker wil je bij welk onderwerp?
– Zijn er sprekers vanuit je eigen organisatie?
– Is er een dagvoorzitter nodig? Ja, zorg dat de dagvoorzitter past bij je doel, maar ook bij de andere sprekers!
– Wil je alles plenair of gaat de groep uit elkaar op sommige momenten.
Wees gerust, je tijdschema hoeft niet vandaag of aankomende week klaar en ingevuld te zijn. Het is je startpunt voor de onderwerpen, je sprekers en je dagprogramma.
Dé beste locatie
Houd bij het zoeken naar de perfecte locatie je doel voor ogen. Kijk bij iedere locatie wat deze toevoegt aan het bereiken van je doel. Ga je zelf op zoek naar de perfecte locatie? Probeer dan ook de term ‘Conference location’ op Google. Dit geeft meer resultaten. Als je daar geen zin in hebt, mag je natuurlijk de telefoon pakken en ons bellen. Maar ook dan moet je met ons mee om te bepalen of de locatie bij jou het juiste gevoel oproept. Je locatie kan je congres maken of breken.
Weet je je doel, wil je een geweldige locatie, maar zie je door bomen het bos niet meer? Pak de telefoon en bel ons. Wij weten je locatie zeker te vinden. Wij praten met jouw over de uitstraling en je doel. We bepalen wat de reisafstanden mogen zijn, maar ook met welk vervoer je gasten zullen arriveren. Kies je voor een locatie met parkeergelegenheid of komt iedereen met het openbaar vervoer? Wil je in de natuur en landerijen of ga je je conferentie organiseren in het bruisende van de stad. Blijven er mensen slapen? En wil je dit faciliteren?
Conferentie onderwerpen
Ok, je bent pas aan het begin, maar maak een tijdschema met onderwerpen die je aanbod wil laten komen. Het geeft je overzicht en laat zien wat je nodig hebt. Stap voor stap kan je je tijdschema invullen. Welke spreker wil je bij welk onderwerp en wie gaat er spreken van je eigen organisatie. Is er een dagvoorzitter nodig? Ja, zorg dat de dagvoorzitter past bij je doel, maar ook bij de andere sprekers! Je hoeft niet vandaag of aankomende week het hele tijdschema met sprekers in te vullen, wel is het fijn als je aankomende weken de onderwerpen op een rij hebt. Kom je er niet uit? Dan weet je ons te vinden.