Conferentie

Gokje? Je hebt zojuist bedacht, of de opdracht gekregen, om een conferentie te organiseren. En waar ben je begonnen, waarschijnlijk op Google. Voor het gemak gaan we ervan uit dat je weet wat het doel is van het congres (anders wordt het echt tijd omdat eerst te bedenken). Aan de hand van jouw doel kunnen we een aantal zaken op een rij gaan zetten.

Conferentie locatie

Houd bij het zoeken naar de perfecte locatie je doel voor ogen. Kijk bij iedere locatie wat deze toevoegt aan het bereiken van je doel. Ga je zelf op zoek naar de perfecte locatie? Probeer dan ook de term ‘Conference location’ op Google. Dit geeft meer resultaten. Als je daar geen zin in hebt, mag je natuurlijk de telefoon pakken en ons bellen. Maar ook dan moet je met ons mee om te bepalen of de locatie bij jou het juiste gevoel oproept. Je locatie kan je congres maken of breken.

Weet je je doel, wil je een geweldige locatie, maar zie je door ‘de Google bomen’ het bos niet meer? Pak de telefoon en bel ons. Wij weten je locatie zeker te vinden. Wij praten met jouw over de uistraling en je doel. We bepalen wat de reisafstanden mogen zijn, maar ook met welk vervoer je gasten zullen arriveren. Kies je voor een locatie met parkeergelegenheid of komt iedereen met het openbaar vervoer? Wil je in de natuur en landerijen of ga je je conferentie organiseren in het bruisende van de stad. Blijven er mensen slapen? En wil je dit faciliteren?

Conferentie onderwerpen

Ok, je bent pas aan het begin, maar maak een tijdschema met onderwerpen die je aanbod wil laten komen. Het geeft je overzicht en laat zien wat je nodig hebt. Stap voor stap kan je je tijdschema invullen. Welke spreker wil je bij welk onderwerp en wie gaat er spreken van je eigen organisatie. Is er een dagvoorzitter nodig? Ja, zorg dat de dagvoorzitter past bij je doel, maar ook bij de andere sprekers! Je hoeft niet vandaag of aankomende week het hele tijdschema met sprekers in te vullen, wel is het fijn als je aankomende weken de onderwerpen op een rij hebt.

Conferentie organiseren

Begin met het einde voor ogen. Bepaal de onderwerpen die je aan bod wilt laten komen? Kijk daarna op welke wijze ze bijdragen aan je doel. Hebben ze geen bijdrage? Schrap het onderwerp! Nu je de onderwerpen hebt maak je een eerste tijdschema met onderwerpen. Waarom? Het geeft je overzicht? Hiermee kan je bepalen wat je nodig hebt gedurende de dag.

Stap voor stap kan je je tijdschema invullen:
– Wat voor soort sprekers wil je
– Welke spreker wil je bij welk onderwerp?
– Zijn er sprekers vanuit je eigen organisatie.
– Is er een dagvoorzitter nodig? Ja, zorg dat de dagvoorzitter past bij je doel, maar ook bij de andere sprekers!
– Wil je alles plenair of gaat de groep uit elkaar op sommige momenten.

Wees gerust, je tijdschema hoeft niet vandaag of aankomende week klaar en ingevuld te zijn. Het is je startpunt voor de onderwerpen, je sprekers en je dagprogramma.

Tips voor de conferentie:

– Straal rust uit! Dat doe je door zelf niet te hollen en te vliegen. Hollen en vliegen dat doet je team voor je! Jij bent er voor je gasten.
– Je gasten beoordelen de kwaliteit van jouw conferentie. Controleer aan het begin van je dag alles samen met je team. Neem daar de tijd voor! Van techniek, tot toilet, tot catering, de loper buiten, het welkomstcomité, et cetera. Details, details, details. Daarmee maak jij het verschil!
– Breng dynamiek in de bijeenkomst. Doordat jij tijd hebt voor je gasten kan je naar ze luisteren. Gebruik hun tips en feedback gedurende de dag.
– Zorg voor een sfeer waarin iedereen zijn steentje bij kan dragen. Ook iemand die niet graag spreekt in het openbaar zal zich vrij moeten voelen een toevoeging te doen. Het zal niet de eerste keer zijn dat juist deze persoon de conferentie dynamiek een wending geeft.
– Geniet er zelf ook van, je hebt er hard voor gewerkt!
– Maak na afloop van de conferentie tijd voor je team. Bedank hun eerst! Daarna mag jij je laten bedanken door de directie.

Tip voor na de conferentie:

Evalueren met De Artiesten onder het genot van een gezonde lunch of een welverdiend wijntje. Wij bedanken jou dan voor de samenwerking.